5 erros que o varejo deve evitar na Black Friday

Muitas lojas virtuais não estão preparadas para esse evento.

No período de Black Friday, o varejista deve evitar ao máximo erros que venham a prejudicar a imagem do seu comércio e também suas operações internas.

Muitas lojas virtuais não estão preparadas para esse evento e acabam se enrolando com estoque, logística, metas, entre outros erros de planejamento.

Veja quais são os 5 principais erros que o varejo deve evitar na Black Friday:

Erro nº 1: Não preparar a equipe contábil

Deve-se levar em consideração que a Black Friday toma bastante tempo da vida de qualquer colaborador da loja virtual.

O coordenador da loja deve alinhar suas expectativas com a equipe contábil responsável, senão a desorganização pode atrapalhar totalmente o fluxo de trabalho e entregas de obrigações fiscais e financeiras.

Se a loja virtual tem um bom planejamento e já estima o quanto a mais irá emitir e receber de Notas Fiscais, isto já é o suficiente para que o escritório contábil, ou o contador do e-commerce, se prepare para incluir este fluxo em suas entregas.

Também é importante lembrar que os descontos podem afetar bastante o fechamento do mês e as contas não podem ficar no vermelho.

Caso a loja virtual não tenha um planejamento e o volume de documentos fiscais que estarão circulando seja totalmente inesperado, é preciso redobrar a atenção, principalmente com relação ao estoque e logística.

Erro nº 2: Não planejar o estoque e logística

No estoque o maior pesadelo proveniente da falta de planejamento é:

• Produtos em falta, que significam oportunidades de vendas perdidas; ou

• Sobrar produtos e o estoque ficar abarrotado.

Neste tipo de data, não se pode criar metas irreais de vendas. Ou seja, a loja virtual não pode exagerar na compra de mercadoria para estoque, pois os produtos não foram feitos para ficarem parados. Por isso, seguir um planejamento adequado é tão importante.

Mas, existe ainda um outro problema que pode ser ainda pior para a marca.

Imagine que no momento da entrega, o fornecedor descarrega o pedido errado, seja porque veio uma quantidade menor, ou porque não é aquela cor do produto que foi encomendada, para devolver a compra é necessário emitir uma nova NFe, pois qualquer mercadoria só pode ser transportada se estiver acompanhada de uma NFe.

Este processo fará com que o envio do pedido atrase, deixando o consumidor irritado, muitas vezes até recorrendo à sites como o Reclame Aqui.

Por isso acompanhar o pedido que foi feito, mesmo antes da entrega, pode ser diferencial para o varejista. Para ter esse controle basta ter uma ferramenta como o Arquivei que consulta a nota emitida contra o CNPJ da loja virtual em tempo real.

Assim, caso o pedido tenha sido feito errado, é possível corrigir antes mesmo que ele chegue ao estoque.

Quanto a logística, é preciso estar preparado para entregar tudo que estiver disponível.

Inclua prazos de entregas realistas, pois todo o transporte acompanha um CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico), que faz referência às Notas Fiscais dos produtos que estão sendo carregados. E é necessário ainda realizar uma verificação deste documento antes de enviar o pedido.

Erro nº 3: Não investir em segurança

Investimento em segurança nunca é demais, no período de Black Friday há um grande potencial de phishers e outros mal intencionados tentarem invadir o sistema de transações da loja virtual.

Além disso, o varejista precisa manter seus documentos fiscais em segurança. Deixá-los armazenados no computador pode ser um grande erro, tendo em vista que aquele terminal pode ser atacado a qualquer momento ou sofrer avarias, perdendo todos os arquivos.

Por isso, o Arquivei fornece uma solução totalmente segura e na nuvem, eliminando a necessidade de pastas no computador. Assim, não ocorre a possibilidade de roubarem seus documentos fiscais.

Além dos dados do varejista, os dados de compra do cliente também devem estar totalmente protegidos, garantindo que o site é confiável.

O certificado digital SSL ativo no site é um dos itens primordiais que você deve levar em consideração, ele mostra um cadeado no topo da tela, indicando que aquela operação está protegida dos olhos de terceiros.

Erro nº 4: Esquecer do código do consumidor

É preciso ter em mãos o Código de Defesa do Consumidor (CDC), pois erros em preços, quantidades, cores disponíveis podem impactar o consumidor de forma negativa e fazê-lo recorrer ao Procon caso não obtenha uma resposta rápida da loja virtual.

Ainda segundo o CDC, compras realizadas em lojas virtuais podem ser canceladas no prazo de sete dias a partir da entrega do produto, mesmo que ele não apresente qualquer defeito. Mesmo que a loja declare possuir uma política de trocas diferente no momento da venda (o que é bastante comum), o direito de arrependimento em sete dias precisa ser respeitado.

Erro nº 5: Esquecer de obrigações fiscais

Documentos fiscais podem sofrer uma fiscalização a qualquer momento. Não armazenar os XMLs das NFes emitidos e recebidos pode acarretar em multas de até R$ 1 mil por documento perdido.

Ou seja, receber notas em papel não existe mais. É um procedimento ultrapassado e arriscado.

Cada dia mais o índice de qualidade das autuações realizadas pela Receitaestá maior. O grau de acerto na seleção passou de 83,3% em 2010, para 91,5% em 2016. Sem dúvidas a Receita atualmente tem poder de análise assertiva o suficiente para fiscalizar e autuar contribuintes que estejam agindo em desacordo com a legislação.

Uma ferramenta que possa auxiliar na consulta e armazenamento de Notas Fiscais, sem a necessidade de digitação da chave de acesso, ou o captcha, por exemplo, direto da Sefaz, com a autorização de uso, já torna esse documento pronto para escrituração e a empresa fica tranquila perante a fiscalização da Receita.

A partir de 1º de abril de 2018 o varejista, optante ou não pelo Simples Nacional, deve informar o CEST nos arquivos dos documentos fiscais (NFe, NFCe e SAT Fiscal).

A validação do campo destinado ao CEST do documento fiscal terá início também em abril de 2018, conforme consta da Nota Técnica 2015.003 V. 1.94 da NFe, publicada em 23 de junho de 2017. Para entender melhor essa obrigação, é necessário consultar um profissional contábil.

Conclusão

Não deixe de fazer um bom planejamento para qualquer data específica. Após a Black Friday o foco do consumidor já está diretamente relacionado aos presentes de Natal. Manter a casa organizada é essencial para que a loja virtual não enfrente nenhuma turbulência.

Com o Arquivei, o alinhamento da equipe contábil, junto aos responsáveis pela logística e estoque pode ser facilitado. Isto porque a plataforma permite acesso simultâneo, assim ambos os profissionais têm acesso às Notas recebidas e fica tudo armazenado e centralizado em um só lugar.

Fonte: Arquivei